Die Terminplanung ist der Optimierungs-Klassiker in Arztpraxen. Im schlimmsten Fall werden mehrere Systeme genutzt, so dass die Empfangskraft E-Mails, Mail-Clients, Internetformulare, Praxissoftware, SMS, Telefon und schriftliche Notizen vom behandelnden Arzt selbst zusammenführen und koordinieren muss.

Idealerweise wird die komplette Terminplanung jedoch über ein einziges System abgewickelt und das ist in der heutigen Zeit durchaus machbar. Zudem dürfen Sie nicht vergessen, dass Ihre Patienten heute bevorzugt direkt auf Ihrer Webseite ihre Termine frei wählen möchten. Dies kann zum Beispiel über ein spezielles Web-Formular erfolgen, dass sich beständig mit dem EDV Programm der Arztpraxis abgleicht.

Elektronische Karteikarten für jeden einzelnen Patienten, die eine ausführliche Dokumentation erlauben, bietet jedes Praxisprogramm, das seinen Namen verdient. Weiterhin sollten alle gängigen Möglichkeiten gegeben sein, verschiedenste Anhänge zu integrieren. Alle Dokumentationen müssen darüber hinaus im gesamten Netzwerk abrufbar sein. Die Vergabe unterschiedlicher Nutzerstati kann wichtig sein, wenn nicht jedem Benutzer alle Daten zur Verfügung stehen sollen. Weitere Überlegungen sind hinsichtlich möglicher Schnittstellen zu anderen Praxen und Krankenhäusern zu treffen. Ein gesicherter Datenaustausch übers Internet erspart CDs und ausgedruckte Befunde und Röntgenbilder.

Wie schaut es mit Ihrer Software beim Thema Dokumentation aus? Sehr wahrscheinlich lässt sich auch bei Ihnen noch einiges verbessern und die Arbeit erleichtern.

Was früher das Papierarchiv im abschließbaren Aktenschrank war, ist heute die revisionssichere, digitale Datenspeicherung. Wie Sie wissen, ist man als Arzt gesetzlich dazu verpflichtet, alle Patientendaten mindestens zehn Jahre lang sicher, und vor unbefugten Zugriff geschützt, aufzubewahren.

Wenn Patientenakten allerdings nicht mehr physisch aufbewahrt werden oder nur zu einem eingeschränkten Teil, sollte man sich genau überlegen, wie die digitalen Daten gesichert und abgespeichert werden. Dabei ist das Thema der Revisionssicherheit ausgesprochen wichtig. Denn die digitalen Akten einfacher Datenbanken lassen sich theoretisch jederzeit verändern. Unterlagen können also nachträglich manipuliert oder gelöscht werden. Neuere Systeme nutzen deshalb Transaktionslogs, die alle Änderungen automatisch protokollieren.

Patienten sollten maximal 30 Minuten warten müssen. Leider schaffen es viele Arztpraxen nicht, diese Zeitvorgabe einzuhalten. Das ärgert nicht nur die Patienten – da diese ihre Zeit genauso wie Sie einteilen müssen – sondern auch die Mitarbeiter.

Überstunden sind oft die Folge. Der Feierabend zieht sich immer wieder nach hinten und auch Sie als Arzt wollen irgendwann den Tag beenden. Nicht zuletzt kostet ein ineffektives Zeitmanagement auch jede Menge Geld, denn Überstunden wollen bezahlt werden. Ein effizientes Zeitmanagement wiederum ist ein wahrer Segen. Sie, Ihr Team und Ihre Patienten dürfen endlich mit festen Zeiten planen.

Ihre Patienten sind zufrieden. Die Motivation im Team bleibt erhalten. Ich zeige Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt ein perfektes Zeitmanagement für Ihre Arztpraxis aufbauen.

Die Personalplanung in Zeiten der digitalen Reformation kann weit mehr als ein einfacher Stundenplan. Zuallererst muss dafür die Personalplanung online bedienbar und von jedem Benutzer an jedem Ort abrufbar sein. Doch eine moderne Personalplanung kann noch mehr. Weisen Sie Ihren Mitarbeitern zum Beispiel gleich die ihre Arbeitsbereiche oder Behandlungszimmer zu. Ein zusätzliches Aufgabenmodul lässt zudem weitere, detaillierte Anpassungen zu. So wird aus einer einfachen Personalplanung ein zeitsparendes und einfach zu bedienendes Programm für das Personalmanagement!

Ihre komplette Praxis- und Patientenkommunikation sollte an einem Ort zusammenlaufen – in Ihr EDV System. E-Mails müssen direkt im System ankommen und werden auch von dort aus beantwortet. Telefonische Anfragen werden direkt jedem Patienten individuell zugeordnet. Notizen, Aufgaben und Berichte werden ebenfalls im EDV System dokumentiert und sind jederzeit für alle Mitarbeiter einsehbar.